CASE STUDIES / FROM WORK PROBLEM TO SYSTEM CLARITY

จากปัญหาหน้างาน สู่ระบบที่ตรวจสอบได้

เราไม่ได้เริ่มจากหน้าจอหรือรายชื่อฟังก์ชัน แต่เริ่มจากสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ข้อมูลที่ขาดตอน และการตัดสินใจที่ยังไม่มีข้อมูลรองรับ

สำรวจรูปแบบโครงการ คุยเรื่องปัญหาของคุณ

01PUBLISHING STANDARD

หน้านี้แสดงรูปแบบโครงการ ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้าที่อ้างอิงชื่อ

โครงสร้างข้อมูลปัจจุบันไม่มีหลักฐานสิทธิ์เผยแพร่ของลูกค้าแต่ละราย จึงใช้ Solution Pattern และสถานการณ์ตัวอย่างที่ระบุสถานะชัดเจน โดยไม่สร้างชื่อ ผลลัพธ์ หรือตัวเลขที่ไม่มีหลักฐาน

02BEFORE / AFTER SYSTEM ARCHITECTURE

เมื่อปิดช่องว่างทีละจุด ทางเดินของข้อมูลจึงเริ่มตรวจสอบได้

ตัวอย่างสถาปัตยกรรมนี้อธิบายวิธีคิดจากงานกระจัดกระจาย ไปสู่ข้อมูลต้นทาง การควบคุม และรายงานที่เชื่อมกัน ไม่ใช่โครงการของลูกค้ารายใด

01 / BEFORE
งานอยู่คนละช่องทาง
LINE, Excel, กระดาษ และระบบหลักเก็บข้อมูลคนละส่วน
02 / GAPS
เห็นช่องว่างและความเสี่ยง
ระบุจุดคีย์ซ้ำ หลักฐานที่หาย และการอนุมัติที่ตามด้วยคน
03 / ARCHITECTURE
วางแหล่งข้อมูลและจุดควบคุม
กำหนดว่าอะไรเกิดที่ไหน ใครรับผิดชอบ และส่งต่อรูปแบบใด
04 / AFTER
ข้อมูลเดินทางได้และตรวจสอบได้
งานต้นทาง เอกสาร บัญชี และรายงานเชื่อมด้วยเส้นทางที่อธิบายได้

03SOLUTION PATTERNS

รูปแบบโครงการที่ใช้สำรวจปัญหา ก่อนออกแบบระบบจริง

แต่ละรูปแบบแสดงบริบท กระบวนการ ช่องว่าง และผลลัพธ์ที่ตั้งใจ ไม่ใช่คำรับรองผลลัพธ์จากลูกค้าจริง

01 / SOLUTION PATTERN / RESTAURANT PROCUREMENT

จัดซื้อและตรวจรับสำหรับร้านอาหาร

บริบทธุรกิจ: ร้านอาหารหรือโรงแรมที่มีการสั่งซื้อวัตถุดิบรายวันและหลายผู้รับผิดชอบ
Workflow ปัจจุบัน: พนักงานแจ้งรายการผ่าน LINE แล้วฝ่ายจัดซื้อทำ PO และตามการรับสินค้าแยกกัน
ข้อมูลที่ขาด: ไม่เห็น PO ค้าง ประวัติราคา และหลักฐานตรวจรับในทางเดินเดียว
ความเสี่ยงหรือความล่าช้า: สั่งซ้ำ รับของไม่ตรง และบัญชีต้องคีย์เอกสารใหม่
สถาปัตยกรรมที่ออกแบบ: Daily checklist → ตรวจซ้ำ → อนุมัติ PO → ตรวจรับ → ส่ง Odoo
เส้นทางการนำไปใช้: สำรวจรายการและสิทธิ์ ตั้งค่าผู้ขาย ทดสอบเอกสารจริง แล้วค่อยเปิด integration
ผลลัพธ์ที่ตั้งใจ: ลดการกระจายของข้อมูลและทำให้ PO กับการรับสินค้าตรวจสอบย้อนหลังได้
การพัฒนาถัดไป: ทบทวน analytic account, หลายสาขา และ integration เพิ่มตามขอบเขต

02 / SOLUTION PATTERN / SERVICE PROJECT

จากใบเสนอราคาไปสู่การวางบิล

บริบทธุรกิจ: ธุรกิจบริการที่ต้องติดตามงานหลายโครงการและเงื่อนไขส่งมอบต่างกัน
Workflow ปัจจุบัน: ฝ่ายขายติดตามใบเสนอราคา ทีมงานติดตามงาน และบัญชีรอข้อมูลเพื่อวางบิล
ข้อมูลที่ขาด: ไม่เห็นสถานะส่งมอบ เอกสารรับรอง และยอดที่พร้อมวางบิลในภาพเดียว
ความเสี่ยงหรือความล่าช้า: วางบิลช้า เอกสารไม่ครบ และกระแสเงินสดคลาดจากแผน
สถาปัตยกรรมที่ออกแบบ: Quote → Project owner → Delivery evidence → Billing checkpoint → Accounting
เส้นทางการนำไปใช้: กำหนดสถานะงาน เอกสารบังคับ จุดอนุมัติ และรายงานงานค้าง
ผลลัพธ์ที่ตั้งใจ: ทำให้สถานะงานและความพร้อมวางบิลมีเจ้าของและหลักฐานชัดเจน
การพัฒนาถัดไป: เชื่อมเวลา ต้นทุนโครงการ และการคาดการณ์เงินสดเมื่อข้อมูลพร้อม

03 / SOLUTION PATTERN / GROWING SME

เปลี่ยนงานที่พึ่งความจำให้เป็น Workflow

บริบทธุรกิจ: SME ที่เติบโตเร็วและมีงานสำคัญอยู่กับคนไม่กี่คน
Workflow ปัจจุบัน: การอนุมัติและการส่งต่อเกิดในแชตหรือจากการจำ
ข้อมูลที่ขาด: ไม่รู้ว่างานอยู่ที่ใคร รออะไร และข้อมูลใดถือเป็นฉบับล่าสุด
ความเสี่ยงหรือความล่าช้า: งานหยุดเมื่อคนไม่อยู่ เกิดการทำซ้ำ และผู้บริหารเห็นปัญหาช้า
สถาปัตยกรรมที่ออกแบบ: Request → Owner → Required evidence → Approval → System record → Review
เส้นทางการนำไปใช้: เลือกกระบวนการสำคัญหนึ่งเรื่อง ทำต้นแบบ ทดสอบข้อยกเว้น แล้วขยายทีละส่วน
ผลลัพธ์ที่ตั้งใจ: ทำให้งานมอบหมาย ตรวจสอบ และปรับปรุงได้โดยไม่ขึ้นกับความจำ
การพัฒนาถัดไป: เลือก ERP หรือแอปหลังยืนยันรูปแบบงานและข้อมูลแล้ว

SEE THE INFORMATION PATH

ปัญหาที่ดูเป็นเรื่องคน อาจเป็นเรื่องทางเดินของข้อมูล

เล่าสถานการณ์ งานที่รอ และข้อมูลที่ขาด ทีมงานจะช่วยตั้งคำถามเพื่อเห็นโครงสร้างของปัญหา

เล่าสถานการณ์ให้ทีมงานฟัง

งานอยู่คนละช่องทาง

เห็นช่องว่างและความเสี่ยง

วางแหล่งข้อมูลและจุดควบคุม

ข้อมูลเดินทางได้และตรวจสอบได้

ปัญหาที่ดูเป็นเรื่องคน อาจเป็นเรื่องทางเดินของข้อมูล