ERP ไม่ได้แก้กระบวนการที่ยังไม่ชัด

แผนกระบวนการมาก่อนรายการโมดูล

แนวทางของ Microsoft เรื่องการนำระบบไปใช้โดยยึดกระบวนการธุรกิจ ระบุให้กระบวนการเป็นตัวขับเคลื่อนโครงการ และเทคโนโลยีสนับสนุนการทำงาน ไม่ใช่ถือว่าระบบใหม่จะกำหนดกระบวนการแทนองค์กรทั้งหมด

เริ่มด้วยแผนงานหนึ่งหน้า ระบุผู้เริ่มเรื่อง ผู้อนุมัติ ผู้ปฏิบัติ และผู้ตรวจ รวมทั้งการส่งต่อระหว่างฝ่าย แผนที่ต้องบอกว่าเกิดอะไรเมื่อข้อมูลไม่ครบ ไม่ใช่แสดงเฉพาะเส้นทางที่ทุกอย่างสำเร็จ

แหล่งอ้างอิง: [1]

แยกสิ่งที่ทำวันนี้กับสิ่งที่อยากให้เป็น

นำรายการจริงที่จบแล้วหนึ่งรายการและรายการที่มีปัญหาหนึ่งรายการมาเล่าย้อนขั้นตอน บันทึกจุดคีย์ซ้ำ การส่งต่อในแชต และเหตุผลที่รอ จากนั้นกำหนดกระบวนการเป้าหมายแยกอีกฉบับ อย่าแก้เรื่องเล่าย้อนหลังให้ดูเป็นระเบียบกว่าความจริง

ตัวอย่างเช่น คนรับของต้องส่งรูปให้ผู้จัดการคีย์ใหม่ เพราะไม่มีสิทธิ์บันทึกสิ่งที่ตนรับ ปัญหาอาจแก้ด้วยบทบาทผู้ใช้และจุดตรวจรับที่ชัด ไม่ใช่เพิ่มระบบอนุมัติอีกชั้นโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลหลักและอำนาจตัดสินใจต้องมีเจ้าของ

กำหนดคนดูแลรหัสสินค้า หน่วยนับ ผู้ขาย และข้อมูลสำคัญก่อนนำเข้า ตั้งกติกาว่าเมื่อชื่อคล้ายกันให้ตรวจซ้ำอย่างไร และใครมีสิทธิ์แก้ไข การเปลี่ยนผู้ขายหรือหน่วยซื้อหลังอนุมัติต้องทบทวนผลต่อการอนุมัติเดิม

เขียนตารางสิทธิ์จากการกระทำจริง เช่น สร้างคำขอ อนุมัติ ยืนยันรับ แก้ไข ยกเลิก และดูรายงาน การตั้งชื่อบทบาทว่า Admin อย่างเดียวไม่บอกว่าใครควรตัดสินใจเรื่องเงินหรือแก้หลักฐานได้

ทดสอบสถานการณ์ ไม่ใช่แค่เปิดเมนูได้

ชุดทดสอบควรมีซื้อปกติ รับของบางส่วน คืนของ ราคาเปลี่ยน ผู้อนุมัติไม่อยู่ และรายการซ้ำ แต่ละกรณีต้องระบุข้อมูลตั้งต้น ผู้มีสิทธิ์ การกระทำ ผลที่คาดหวัง และหลักฐานที่ต้องเหลือ

สมมติรับของเพียงครึ่งเดียว เกณฑ์ผ่านควรครอบคลุมยอดคงรับ สถานะบิล การแจ้งผู้เกี่ยวข้อง และเส้นทางตรวจย้อนหลัง เครื่องหมายสีเขียวบนหน้าจอโดยไม่รู้ความหมายของยอดยังไม่ใช่เกณฑ์รับมอบที่เพียงพอ

เริ่มในขอบเขตที่ทีมดูแลได้

แยกสิ่งจำเป็นก่อนเปิดใช้ สิ่งที่ทำด้วยกระบวนการเดิมชั่วคราว และสิ่งที่เลื่อนไประยะถัดไป กำหนดผู้มีอำนาจหยุดหรือย้อนกลับเมื่อข้อมูลไม่ตรง ทดลองหนึ่งสาขาหรือหนึ่งวงจรเพื่อเห็นข้อยกเว้นก่อนขยาย

ติดตามเวลาปิดรายการ จำนวนงานนอกระบบ และเหตุผลที่ผู้ใช้หลีกเลี่ยงขั้นตอน ถ้าต้องส่งแชตคู่กับ ERP เสมอ ให้ค้นหาข้อมูลหรือขั้นตอนที่ยังขาด แทนการสรุปทันทีว่าผู้ใช้ไม่ยอมปรับตัว

นำไปใช้กับธุรกิจของคุณ

ERP ช่วยทำให้กติกาขององค์กรเกิดขึ้นในการทำงาน เมื่อกติกายังไม่ชัด งานก่อนซื้อเพิ่มคือทำให้กระบวนการและการตัดสินใจชัดขึ้น